| fase I: de opstart en kaderstelling |
|
- opstart van het evenement: samenstellen van het organisatieteam
- projectplanning: tijdsplanning, actielijst en dossieropbouw
- formuleren van de doelgroep, doelstelling en overige uitgangspunten
- het evenement als onderdeel van de corporate communicatiestrategie
|
 |
|
| fase II: aanzet tot invulling van het programma (brainstormfase) |
|
- samenstellen van het programma: wat, wanneer, rode draad, thematische invulling
- zelf doen of uitbesteden: de voor- en nadelen en wat er bij komt kijken
- leveranciers: eerste selectie, offertes uitvragen en beoordelen op prijs en kwaliteit
- soorten locaties en locatiekeuze: waar moet de locatie aan voldoen en waar vind je deze?
- budgetteren en kosten bewaken
|
|
|
| fase III: programmakeuze en definitieve invulling (regelfase) |
|
- drukwerk: van uitnodigingstraject tot follow-up
- inrichting en (thema)decoratie van de locatie
- het culinaire palet: de verzorging van eten en drinken en alles wat komt kijken bij de ‘inhuur’ van catering
- entertainment: vormen van amusement, inzet van sprekers en operationele aandachtspunten
- audiovisuele aspecten: mogelijkheden op het gebied van projectie, licht en geluid
- vervoer van de gasten en vervoer van materialen
- diverse diensten: inzet van beveiliging, bewaking, hostesses en EHBO
- vergunningen en verzekeringen
- promotie van het evenement intern en extern, pers en media-inzet
|
|
|
- draaiboek: het opstellen van een waterdicht, goed functionerend draaiboek als vangnet
- de uitvoering: van opbouw tot demontage, algemene aandachtspunten en uitgebreide checklists
- verdeling van taken en verantwoordelijkheden, coördinatie en communicatie
|
|
|
- interne en externe evaluatie, meten van het succes
- follow-up en administratieve afhandeling
|
|
|
- bronnen van informatie: de weg vinden in het aanbod van de evenementenmarkt (ondermeer branchebladen en handige websites)
- kengetallen om op terug te vallen
- missers, tips en trends in events
|
|
|
- ondersteunende praktijkcases bij verschillende van genoemde facetten
|
|
|
|
