Een succesvol event organiseren. Daar komt nogal wat bij kijken! Niet alleen moet je een geweldige organisator zijn, je moet daarnaast de doelgroep haarfijn aanvoelen om een pakkend programma te kunnen bedenken, dat voldoet aan de eisen ‘anno nu’. En dan moet dit programma in het voortraject dusdanig aan de doelgroep gecommuniceerd worden dat men zich ook massaal aanmeldt.
Deze 5 tips kunnen je hierbij helpen!
- Plan to plan
Ofwel, neem om te beginnen de rust en de tijd om te plannen en na te denken over hoe je het event wilt organiseren. Wie kun en wil je hierbij betrekken? Hoe lang heb je de tijd? En in welke stapjes, fases, kun je deze tijd opdelen om het event als project overzichtelijk te houden. In welke volgorde moeten de verschillende onderdelen waaruit het event bestaat bedacht, uitgevraagd en afgestemd worden?
- Zorg voor relevantie voor je doelgroep
Verdiep je in wat de doelgroep bezighoudt. Waar liggen je gasten zakelijk gezien van ‘wakker’. Waar liggen hun interesses en vraagstukken waarop je met de content van het event kunt inspelen, zodat de relevantie om het event te bezoeken wordt verhoogd.
- Ken de eventmarkt
Weet wat de trends voor events zijn van dit moment. Op het gebied van catering, inrichting, locaties, techniek, sprekers, entertainment en werkvormen. Zo is interactie, het écht gebruiken van de kennis van de doelgroep vandaag de dag onmisbaar voor elk event.
- Communiceer tijdig en prikkelend
Hoe krachtig het programma ook is, als je niet tijdig en overtuigend communiceert wat voor interessant programma je te bieden hebt wat men niet mag missen (morgen is het de ‘talk of the town’), dan zal het animo en dus het succes toch echt uitblijven. Een goeddoordacht communicatieplan moet de genodigden enthousiasmeren en al in een vroeg stadium onderdeel maken (bijvoorbeeld via social media) van het event. We spreken ook wel van pre eventengagement.
- Jij in de rol van regisseur tijdens het event
Is dit alles gelukt? Dan heb je een prachtig programma staan en een volle zaal. Nu is het nog zaak de uitvoering van het event in goede banen te leiden. Neem daarvoor de regisseursrol aan van opbouw, uitvoering tot demontage. Alleen door een helicopterview te hebben (en jezelf dus vrij te houden van allerlei hand- en spandiensten) kun je het programma zo regisseren als je vooraf gepland had, zie je tijdig waar dingen dreigen anders te lopen en heb je tijd voor oog voor detail. Zo maak je van een 7 een 10!
Door: Lenny Klaassen
Opleidingen & trainingen in eventmanagement
Eventbureau & freelance ondersteuning