Organiseren tussen hoop en vrees

Hoe gaat de eventwereld om met alle onzekerheden sinds het begin van de coronacrisis? Organisator Lenny Klaassen blikt terug én kijkt vooruit naar de trends van 2022.

Wat voor schrijnende gevallen heb je de afgelopen anderhalf jaar gezien?
"O, allerlei gevallen. Organisatoren zijn vanaf het begin van de coronacrisis voor het blok gezet. Annuleren, verzetten, toch weer annuleren... Veel mensen die dachten dat hun evenement eindelijk doorging, zijn in een nieuwe coronagolf toch weer teruggefloten. "Voor mijzelf gold dat ook weer voor de huidige golf. Wij waren een event aan het organiseren voor Cinop en het Koning Willem I College. Een mbo-onderzoeksdag in november met meer dan driehonderd deelnemers die fysiek zou plaatsvinden. Die is met 54 workshops en al toch weer online georganiseerd. Die flexibiliteit vraagt veel van mensen."

Hielden jullie wel rekening met dit scenario?
"We zagen de besmettingen natuurlijk oplopen, dus we hielden rekening met een onlineversie. Je bent dan eigenlijk twee events aan het voorbereiden waarvan er maar één plaatsvindt. Met alle gevolgen van dien met betrekking tot tijd en kosten."

Wie draait er op voor die kosten? Kun je die doorberekenen of gaat alles van jouw omzet af?
"Dat ligt aan de contractuele afspraken die je maakt met de opdrachtgever. Nu leggen we deze scenario's van meerwerk heel duidelijk vast, maar in het begin van de crisis nog niet, toen waren we nog helemaal niet bekend met dit soort tegenslagen. Opdrachtgevers kijken nu ook kritischer naar contracten, omdat ze niet met hoge annuleringskosten willen zitten als hun event niet kan doorgaan."

Zijn organisatoren nu beter bestand tegen de teleurstellingen, of zijn ze dit najaar all-in gegaan en gaat deze laatste coronagolf ze nekken?
"Er wordt nu in ieder geval meer rekening gehouden met alternatieve scenario's. Dan reserveer je bijvoorbeeld een grotere zaal zodat het ook past als het weer op anderhalve meter moet. Maar het is natuurlijk niet lekker werken met al die voorbehouden en voorwaarden. "Er heeft de afgelopen maanden wel veel kunnen plaatsvinden, maar dat het mag betekent niet dat iedereen het ook doet. Veel werkgevers vinden het bijvoorbeeld nog ongepast om een personeelsfeest te organiseren, en andersom is er veel angst onder de beoogde bezoekers. Is het wel veilig, mag ik wel van mijn werkgever, krijg ik mijn geld terug als het niet doorgaat? De workshopdag van het Koning Willem I College had bijvoorbeeld officieel fysiek mogen plaatsvinden, maar dat vond de opdrachtgever toch niet verantwoord."

Jij hebt veel online en hybride events georganiseerd en bezocht. Staan die nu als een huis, of zijn er nog veel kinderziektes?
"Er zijn in het begin veel kinderziektes geweest. In sneltreinvaart moest de online-optie worden omarmd, zowel op organisatorisch als op technisch gebied. Er was veel 'ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan'. Platformen als Zoom en Teams konden de exploderende vraag niet aan. We hebben in een veel te hoog tempo het wiel moeten uitvinden en dat is niet zonder slag of stoot gegaan, maar inmiddels worden er supergave online en hybride events georganiseerd. Zonder corona hadden we deze vooruitgang in tien jaar nog niet geboekt."

Zijn online events wel rendabel?
De ticketprijzen liggen flink lager dan voor fysieke events. "Het verdienmodel is zeker een issue. De ticketprijzen liggen inderdaad lager, terwijl je niet per se minder kosten maakt dan voor een fysiek event. Aan de andere kant kun je voor een online event in principe een onbeperkt aantal kaarten verkopen. En bij een hybride event kun je meer vragen voor de fysieke tickets, dat zijn dan een soort vipkaarten met mogelijk nog andere voordelen ten opzichte van online."
Toen we je een jaar geleden interviewden, voorspelde je dat events nooit meer hetzelfde zouden worden. "Daarvan ben ik nu nog meer overtuigd dan een jaar geleden. Natuurlijk willen we weer fysiek bij elkaar komen, maar het online-element gaan we nooit meer loslaten. Ik verwacht dat we meer naar een jaarkalender zullen gaan, waarbij we bijvoorbeeld nog één groot fysiek event per jaar hebben en daarnaast maandelijks online samenkomen. Je hoeft niet voor iedere sessie door het hele land te gaan. Dat heeft nooit gehoeven, corona heeft ons gedwongen om dat te ontdekken.

"In het onderwijs hebben we in het begin van de crisis al mooie alternatieve organisatievormen gezien. Scholen en hogescholen hadden diploma's uit te reiken, dat kon niet worden uitgesteld. Die hebben fantastische drive-through-uitreikingen georganiseerd, waar leerlingen in de auto hun diploma en een fles bubbels kregen. Veel feestelijker dan in een zaaltje. Bij Avans zeggen ze al: hopelijk niet meer op anderhalve meter, maar die flair houden we erin."

Welke trends zie jij voor 2022?
"Het ligt natuurlijk aan het verloop van de coronacrisis, maar in elk geval dus die 'jaar-rond-kalender'. Veel locaties hebben geïnvesteerd in mogelijkheden voor hybride events, dus die zul je ook meer zien. En events die we wel volledig fysiek organiseren, zullen anders zijn dan voorheen. "We gaan niet meer van 9.00 tot 17.00 uur in een zaaltje zitten en naar spreker na spreker luisteren. Daarvan gaan we nu denken: dat had ook prima online gekund. De ontwikkelingen in de crisis hebben de lat hoger gelegd voor fysieke events. Als we fysiek samenkomen, willen we voortaan meer dynamiek, snelheid en interactie. We willen de toegevoegde waarde van fysiek samenzijn benutten door echt samen te sparren. Voor alleen maar zenden hoef je niet bij elkaar te komen."

Hoe luidt de opdracht dan voor een organisator van een fysiek evenement?
"Maak het kleinschaliger dan je voorheen zou hebben gedaan en organiseer veel persoonlijk contact. Leg de focus op netwerken en interactie en plan niet de hele dag vol. Organiseer een event waarvan mensen niet op de weg naar huis denken: leuk, maar dit had ook online gekund. Dan had ik naar een paar sprekers geluisterd en tijd overgehad voor ander werk."

LENNY KLAASEN in Management Support Magazine