De locatiekeuze tijdens de ‘Intelligente Unlock’

Yes! We mogen weer. Na een bewogen jaar waarin online de overhand had staan branche en opdrachtgevers weer te springen om weer fysiek te mogen ontmoeten en dus organiseren.

Maar met beleid. En het RIVM openingsbeleid volgend. Zoals wij wel noemen ‘De Intelligente Unlock’. Waarbij we – door schade en schande wijs geworden - rekening hebben leren houden met eventuele tegenslagen.

Welke bijzondere aandachtspunten vraagt dit op dit moment van ons eventorganisatoren? Welke mate van flexibiliteit wensen we daarbij? En, nu we online toevoegingen hebben leren omarmen, welke hybride toevoegingen maken deel uit van je locatiekeuze?

De overwegingen van dit moment bij de zoektocht en selectie van de geschikte locatie voor je event hebben wij in onze tweewekelijkse ‘Effectivents Tips Top Tien’ *) op een rijtje gezet:

  1. Ontmoeten op 1,5 meter?

    Een keuze om te maken voor je je locatie gaat kiezen.
    Met Corona toegangstesten is ontmoeten zonder rekening te houden met de 1,5 m. afstand op dit moment mogelijk. Je committeert je met deze keuze dus wel aan strikte controleregels. Het maakt de locatiekeuze in veel gevallen echter wel gemakkelijker. En de beleving van ontmoeten beter.
    Maar... durft men ook weer? En blijft dit ook zo?

  2. Mogelijkheid tot opschalen

    Bij de locatiekeuze kan de mogelijkheid tot opschalen indien nodig dus wel een grote pré zijn. Dit heeft echter nogal gevolgen; bij 1,5 m. afstand is gemiddeld genomen een capaciteit nodig van 3-4 keer de reguliere capaciteit.
    De mogelijkheid tot opschalen maakt de locatiekeuze dus niet heel eenvoudig. De zekerheid dat het event ook bij tegenslag door kan gaan echter groter.

  1. Hybride organiseren?

    Dan is het budgettair aan te raden om voor een locatie te kiezen die als op hybride mogelijkheden is ingericht. Een livestreamstudio die reeds opgebouwd en als het ware ‘plug and play’ aanwezig is, is een stuk goedkoper om in te zetten dan de faciliteiten te moeten transporteren, op- en afbouwen.

  2. Online deelnemers in beeld

    En het tonen van online deelnemers op een ‘Zoom’- of ‘Teams’-wand? Is die er wellicht zelfs in de basis al?
    Een zeer waardevolle toevoeging voor het gevoel (voor zover dat mogelijk is, maar daarover in de volgende Tips Top Tien meer) online en on site toch samen 1 doelgroep te zijn en de online deelnemers optimaal betrokken en zelfs een beetje live aanwezig te laten voelen.

    Ook hiervoor geldt; alles is technisch mogelijk te maken, maar de kosten voor alle techniek per event inzetten of gebruikmaken van reeds aanwezige faciliteiten lopen nogal uiteen.

  3. Annuleringsvoorwaarden

    Met al het annuleren en verschuiven wat ons allen bekend is van het afgelopen jaar is er een nieuw aandachtspunt bij. Een hele belangrijke zoals we allen hebben mogen ervaren: wat zijn de geldende annuleringsvoorwaarden en in elke mate zijn deze wellicht onderhandelbaar om flexibeler te maken voor jouw event om het risico zoveel en zo lang mogelijk uit te weg te gaan.

  4. Toegangscontrole en hygiënemaatregelen

    De logistiek rondom de toegangscontrole en hygiëne maatregelen; hoe is dit op locatie geregeld en in welke mate is er mogelijk logistieke ondersteuning vanuit de locatie om de Toegangscontrole Coronabewijs in goede banen te leiden? (Testenvoortoegang.org)

  5. Crowdcontrol mogelijkheden
    Hoe gunstig is in de basis de routing op locatie. Zijn er veel kleine smalle gangen? Meerdere in- en uitgangen? Voldoende toiletten en toiletgroepen? En hoe is de routing bij bars en buffetten?
    Vooral als je voor de 1,5 meter handhaving kiest en niet de toegangscontrole zijn dit essentiële aspecten om in de keuze mee te nemen.

  1. Mogelijkheden ruimtes o.b.v. nieuwe programmering

    Zijn de ruimtes van de locatie in combinatie met het beoogde programma geschikt? Vanzelfsprekend een voorwaarde om überhaupt voor een locatie te kiezen. Het is echter onze overtuiging dat fysieke programmas andere invullingen dienen te krijgen dan voor Corona. Nu we immers de snelheid en het to the pointkomen online hebben ervaren, zal ook het delen van content op locatie dynamischer moeten worden. EN: we kiezen voor fysiek ontmoeten juist voor de beleving, het persoonlijke contact en netwerken. Met bijbehorende gevolgen voor een meer interactief, vlot en informeel programma en daarbij passende ruimtes en inrichting.

  2. Cateringvoorzieningen veilig maar creatief

    Welke creatieve oplossingen zijn er om de catering veilig in te zetten zonder in te boeten op de presentatie en beleving voor de gast. Eenpersoons verpakte lunches en borrelplankjes zijn een veilige oplossing, maar voor de gezamenlijkheid niet bepaald een pre.

  3. Is het locatieteam nog wel wat het was?

    Ofwel; hoe zeker kun je zijn van de kwaliteit en kwantiteit van de locatiemedewerkers. Is deze nog op het niveau van de tijd voor Corona? Organisaties en leveranciers hebben veel moeten doorstaan het afgelopen jaar met grote veranderingen als gevolg. Inperken en nu weer uitbreiden van de personele bezetting. En dat met een landelijk tekort aan (horeca)personeel; wat is het effect van al die wisselingen op de kwaliteit en continuïteit?

Al met al een aantal nieuwe aspecten om bij de locatiekeuze, bovenop de selectiecriteria van voor Corona, mee te nemen in je besluitvorming.

 

Ad *)

Elke 2 weken delen wij onze Tips Top Tien over een actueel event gerelateerd onderwerp. Meld je aan en we mailen je de nieuwe tips steeds.

In de volgende editie: Tips Top Tien over online en on site deelnemers samenbrengen.

 

Door Lenny Klaassen, Effectivents
info@effectivents.nl - T 073-5944142
www.effectivents.nl - (Online & Hybride) Eventmanagement www.effectiventstrainingen.nl - trainingen in (Online & Hybride) Eventmanangement

 

Download hier de whitepaper