Artikel Het Draaiboek: de uitvoeringsbijbel voor elk event

Een waterdicht draaiboek

Wat voor soort evenement je ook organiseert. Elk evenement is uniek en eenmalig van karakter, en kan dus maar één keer tot een onvergetelijk succes worden gebracht. Elk event kent een andere voorbereiding, andere samenwerkingspartners, een ander tijdspad en andere checklists om uiteindelijk alle ‘ingrediënten’ waaruit het evenement is opgebouwd logistiek en operationeel naadloos op elkaar te laten aansluiten. Een draaiboek is daarbij onmisbaar. 

Bij werkelijk elk (!) evenement is een draaiboek nodig. En hoewel er altijd veel over te doen is: feitelijk is een draaiboek eigenlijk niets meer of minder dan een chronologische opsomming van alle feiten en afspraken die in het kader van het evenement zijn gemaakt. De moeilijkheid zit er echter in dat álle acties erin moeten staan. Hoe klein ook. Want alleen dan kan het optimaal zijn dienst doen en fouten voorkomen. Het draaiboek dient als leidraad en checklist tijdens het evenement. Het is je bijbel voor een feilloos verloop van het evenement.

Het draaiboek vervult daarbij verschillende functies:

  • Een draaiboek geeft voor iedereen duidelijkheid over wat waar door wie gedaan wordt.
  • Het bevestigt nog eens de gemaakte afspraken, omdat alle afgesproken zaken nog eens in het draaiboek terugkomen.
  • Het geeft overzicht voor de eventmanager en floormanager/partymanager.
  • Het heeft een back-upfunctie.
  • Het draaiboek is een rustpunt.  

Een draaiboek is de blauwdruk van alle gemaakte afspraken.

Een tijdspad - van minuut tot minuut. Met daarin alle taken en verantwoordelijkheden met bijbehorende harde deadlines.

Een extra controlemiddel voorafgaand en tijdens het event. Feitelijk een script dat 'enkel nog' geregisseerd moet worden.

 

Meer lezen en een voorbeeld opmaak zien? Download het artikel.

OF vraag via de link het artikel op o.v.v. 'Draaiboek' en krijg het artikel én het format in excellformat toegezonden.

Artikel en format opvragen